맨위로가기
닫기
※수집한 개인정보는 모바일 뉴스레터
발송에만 사용됩니다.
개인정보 수집 동의
닫기
닫기
반도체 콘첸츠 보고 궁금한 점을 질문하세요!
이름
E-MAIL
제목
내용
완료하기
  • 페이스북
  • 유튜브
  • 네이버
  • 뉴스레터
  • 소셜네트워크
  • 소셜네트워크

[직장생활] 일 잘하고 싶다면, 정리부터 하세요! 정리의 기술

TREND/트렌드 Pick!



지금 이 글을 읽기 시작한 당신의 책상은 어떤 모습인가요? 컴퓨터 바탕화면은요? 곰곰이 생각해보면, 학창시절 공부를 잘하는 친구들은 주변이 너저분하지 않고 깔끔했어요. 노트 필기도 나름의 룰을 만들어 잘 정리하곤 했죠. 여기서 말하는 깔끔한 정돈은 ‘보기 좋게’가 아닌, 당사자인 내가 무엇이 어디에 있는지 정확히 하는 것을 의미하죠. 일할 때도 마찬가지입니다. 일만 잘하면 되지, 웬 정리냐고요? 사실은 일 잘하는 사람이 정리도 잘한답니다. 분명 잃어버리지 않으려고 더 소중히 둔 물건 혹은 문서만 필요한 순간에 나타나지 않는 ‘이 녀석’ 때문에 시간을 허비한 적이 숱할 거예요. 시간을 아끼는 것이 결국 일의 효율을 높이는 법! 지금 당장 정리를 해야 하는 이유죠.

 

 

 

정리 못하는 사람들의 특징

 

 

 

 

첫째. '정리의 함정'에 빠진다

 

책 <일 잘하는 사람의 정리습관>을 쓴 작가 시노즈카 다카야는 자신도 모르게 정리하는 것 자체가 목적이 되어버려 진정한 목적인 업무의 효율화를 망각한 상태를 ‘정리의 함정’이라고 말했어요. 실제로 정리하기 위해 서류함을 사본 경험 있지 않나요? 계속해서 늘어나는 서류나 파일을 가지고 있는 것도 모자라 거기에 일일이 제목을 붙이까지 하죠. 이런 행동을 반복하면, 주어진 공간은 꽉 차 넘치는 건 너무나 당연한 일인지 모르겠습니다. 책상 주변에 온갖 잡동사니로 넘쳐나면, 그걸 다시 정리한다고 하지만 책상은 뒤죽박죽이 되는 것이죠. 악순환이 거듭되는 셈입니다. 내가 왜 정리를 하는지에 대한 생각을 건너뛰지 마세요.



둘째온갖 정보와 서류를 전부 갖고 있다

 

컴퓨터 하드디스크 용량을 과신한 탓인지 각종 미팅, 회의 자료 등을 모두 저장해서 보관하고 있는 사람들이 있습니다. 물론 어떤 문서냐에 따라, 또 어떤 직종이냐에 따라 가지고 있어야 할 문서도 있겠지만, 대부분은 필요 없죠. 정보의 90% 이상은 버려야 할 것이고, 보관이 필요한 정보는 10% 남짓할 거예요. 특히 회의 때 받은 인쇄물, 다 읽은 책은 대부분 두 번 다시 보지 않을 것들이에요. 요즘 같은 시대에는 웬만한 서류는 컴퓨터 문서 형태를 띠고 있기 때문에, 인쇄물은 필요하지 않아요. 쓸데없이 물리적인 공간을 차지하고 있는 종이 문서에 너무 집착하지 마세요. 



셋째카테고리를 너무 많이 나눈다

 

적당한 기준에 따라 폴더를 나누는 것은 좋은 정리 법이죠. 그러나 카테고리를 너무 세분화해서 나눌 경우 무엇이 어디에 있는지 찾기 어려워지는 경우가 많습니다. 예를 들어 이메일에 폴더를 부서나 그룹별로 나눠서 보기에는 좋지만, 그걸 정리하느라 시간이 더 걸리는 경우가 많죠. 무엇보다 효율적으로 일을 하기 위해서는 정보의 주제와 목적을 똑똑하게 따져 최대한 카테고리를 단순화해야 한다는 걸 잊지 마세요.

  

 

  

정리 잘하는 법 

 

 

# 책상 편 사용 빈도에 따라 분류•배치한다

 

 

 

우선 책상을 정리하는 이유가 무엇일까요? 우리가 업무에 필요한 자료나 문구 등을 언제라도 쓸 수 있는 상태로 만들어 물건을 찾는데 시간을 낭비하지 않기 위함이죠. 이때 가장 중요한 건 모든 물건을 사용 빈도에 맞게 분류하는 것입니다. 자주 사용하는 물건은 내 손에 닿을 만큼 가까운 곳에, 잘 쓰지 않는 물건은 먼 곳에 두는 것이 원칙입니다.


‘언젠가 쓸 것 같다’라고 생각하게 되는 어중간한 물건은 과감하게 버리세요. 잘 알겠지만 그런 물건은 그 언젠가도 쓰지 않으니깐요. 책상 위에는 날마다 사용하는 것을, 위 서랍에는 일주일에 3회 이상 쓰는 포스트잇, 스테이플러, 명함 등을 두세요. 정리를 할 때 핵심 포인트는 ‘과감하게 버리는 것’이랍니다. 



# 컴퓨터 편 ① 바탕화면 아이콘을 최소화한다

 

 

 

파일로 어지럽게 가득 차 있는 바탕화면이 익숙한 건 사실이에요. 마음도 급하고, 귀찮기도 해서 다운로드한 파일을 우선은 바탕화면에 둬버리는데요, 잘 알겠지만 컴퓨터 상태를 안 좋게 하는 습관일 뿐 아니라 파일을 관리할 때도 좋지 않습니다.


우선 바탕화면에 현재 전혀 사용하지 않는 파일은 바로 삭제하세요. 불필요한 파일은 바탕화면에 단독으로 두지 마세요. 차라리 임시 보관 폴더를 만들어 그곳에 파일을 저장해 두는 것이죠. 이 폴더에 넣는 파일은 대부분 한 번 쓰면 더는 사용하지 않는 것들이어야 하겠죠. 바로 삭제하면 찝찝하거나 불안하다면 이 방법을 써보세요. 그리고 한 달 정도 시간이 지난 후에 다시 폴더를 열어보고 또 사용할 파일인지 판단한 후에 삭제하는 것이죠. 



# 컴퓨터 편 ② 효율적으로 폴더 계층을 나눈다

 

업무량이 많을수록 폴더 관리는 복잡한 법이죠. 부서, 담당자, 프로젝트 등에 따라 폴더의 종류는 다양한데요, 가장 좋지 않은 폴더 관리는 지나치게 폴더의 계층이 얇고 넓은 경우입니다. 파일명 수준의 폴더를 수두룩하게 갖고 있으면 누락되거나 중복되는 일이 생깁니다. 또한 필요한 자료를 찾기에도 힘들죠.


반대로 폴더의 계층이 너무 깊고 좁아도 도움이 되지 않습니다. 필요한 파일에 도달하는 데 시간이 오래 걸리기 때문이죠. 그렇다면, 가장 바람직한 폴더 관리법은 무엇일까요? 폴더 계층이 지나치게 얇지도 깊지도 않은 것. 폴더의 계층은 3개 정도, 최하 계층 이외에는 폴더를 5개 정도 만들면 한 번에 보이는 폴더의 수가 적어 검색하기도 좋고, 보관하기에도 편리합니다. 이때 중요한 것은 폴더 개수를 필요 이상으로 늘리지 않는 것이죠.



# 이메일 편 폴더 4개로 정리한다

 

 

 

아무리 각종 메신저로 업무 처리를 한다고 하지만, 업무가 중요할수록 메일로 작업하는 일이 많습니다. 그래서 이메일 관리가 중요한 법! 이메일은 총 4개의 폴더를 나눠 작업을 하는 게 좋은데요, 우선 첫 번째 폴더는 오늘 안에 작업해야 하는 이메일입니다. 그렇기 때문에 업무가 끝나고 퇴근할 때는 이 폴더가 비어 있어야 하는 것이죠. 날마다 함께 작업하는 사람의 이메일은 항상 이 폴더에 들어가도록 필터를 설정하면 더욱 효율적입니다.


두 번째 폴더는 나중에 처리할 이메일 폴더예요. 오늘 할 필요는 없지만 언젠가는 작업해야 할 이메일을 보관하는 것이죠. 마감 기간이 가까워지면 첫 번째 폴더로 옮겨 놓는다면 작업이 늦어지거나 누락되는 일이 없을 것입니다.


끝난 업무지만 나중에 다시 읽을 가능성이 있는 메일은 저장 폴더로 만들어 놓는 것이 좋습니다. 그 밖의 이메일이나 작업이 완료된 이메일은 모두 이 폴더에 넣습니다. 휴지통으로 직행하기 직전에 파일이 잠시 머무는 폴더라고 보면 됩니다. 마지막으로, 처리해야 할 업무 메일은 아니지만, 두고두고 참고해야 할 정보가 담긴 메일은 따로 분류해두면 더욱 효율적으로 일할 수 있겠죠?

 

 

‘일하지도 않는 자, 먹지도 말라’는 성경 말처럼 사람들은 아무것도 하지 않는 것을 죄악시 하곤 합니다. 오랫동안 학습된 탓도 있지만 사실은 인간의 본능도 그렇다고 해요. 그러나 그 바쁜 상태가 진짜 일이 많아서가 아니라, 그렇게 보여야만 한다는 강박관념에 비롯된 것은 아닐까요? 지금 하고 있는 일을 조금 더 편하게 할 수 있는 방법을 모색하고, 조금 더 자신의 시간을 확보하는 게 더 중요하지 않을까요? 대통령도 ‘워라밸’을 강조하는 현시대라면 말이죠!



< 공유하기
목록보기
첫 댓글을 남겨보세요
  • ㅇㅇㅇ 2018.07.02 09:24 신고 ADDR 수정/삭제 답글

    하이닉스.
    진짜 쓰레기 아무데나 막버리는 사람들.. 기본 매너. 기본질서.기본양심은 지켜줬으면 하네.

  • 정말 웃기내.. 2018.07.12 08:27 신고 ADDR 수정/삭제 답글

    나 한사람에 불과할지 모르지만 하이닉스는 이미 아웃이다.



티스토리 툴바