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[직장생활] 회의에 대처하는 자세

TREND/트렌드 Pick!



날마다 팀 회의, 부서 회의 등에 불려가다 보면 문득 이런 말이 떠오릅니다. ‘회의가 많은 회사는 망한다’. 과연 이것이 사실일까요? 회의가 너무 잦으면 일할 시간이 부족해 야근을 해야 하는 악순환을 겪게 되는 건 어쩌면 당연한 일인지도 모르겠습니다. 그러나 누구도 부정할 수 없는 것은 회의는 반드시 필요한 의사소통의 단계라는 것이죠. 왜 하는지 도통 모르는 회의에 우리는 어떤 태도로 임해야 할까요? 또 어떤 회의가 바람직한 것일까요? 

 

 

 

회의는 왜 하는 거지?

 

 

한국 최고의 ‘광고쟁이’인 박웅현 TBWA 코리아 크리에이티브 대표는 “광고 발상을 배울 수 있는 유일한 교실은 회의실이다”라고 말했습니다. 회의에 참여한 사람들과 대화를 하고, 그러다 언쟁이 붙고, 다시 합의점에 도달하는 이 모든 과정을 통해 아이디어를 얻을 수 있다는 의미죠. 바람직하지 않지만 대부분의 회의는, 회의를 주관한 사람을 중심으로 흘러갑니다. 소통을 강조하지만 일방적인 통보의 형식이 강하죠. 그래서 신입사원은 회의에서 가장 소외 받으며 발언권이 별로 없는 경우가 많습니다. 그럼에도 불구하고, 당신은 왜 회의에 참여해야 할까요?

 

 

하나. 브레인스토밍을 할 수 있다

 

 

 

사람들은 절박한 순간에 초인적인 힘을 발휘하곤 합니다. 회의는 한정된 공간, 제한된 시간 안에 결정을 내는 곳입니다. 누구의 의견이 더 좋은지 대결하고 대립하는 장이 아니라 서로 다른 생각을 잘 활용해 새로운 것으로 창조하는 것이죠. 이때만큼은 PPT, 보고서 등과 같은 형식이 필요하지 않습니다. 그냥 생각나는 대로 말하면 그것으로 충분하니까요.



. 정보를 공유한다

 

아무리 한 회사에 있더라도 각 팀에서 구체적으로 어떤 일을 하고 있는지 알 수 없습니다. 하지만 함께 회의를 하다 보면 서로의 업무를 파악하고, 협조를 구할 수 있는 것을 요청할 수도 있습니다. 회사에 새로 들어온 사람이라면 이 회의를 통해 회사가 어떻게 돌아가고 있는지 상황 파악하기에도 좋은 자리입니다. 



. 의사를 결정하고 점검한다

 

 

 

회의는 의견만 내놓는 곳이 아닙니다. 의견에 따른 결론을 내리는 자리이기도 하죠. 조직에서 결정해야 할 사항이 있을 때, 서로의 의견을 묻고 의사 결정을 합니다. 물론 이 결정을 회의에 참여한 모두가 협의한 내용이어야 하겠죠. 또 이후에는 결정한 사항이 잘 진행되고 있는지 확인할 필요성이 있을 때도 회의를 합니다. 

  

 

  

회의는 어떻게 해야 하지?

 

 

하나. 아이디어를 '지른'다

 

회의에 참여했던 사람이라면 누구나 ‘나한테 말 시키면 어쩌지?’ ‘내 아이디어를 무시하면 어쩌지?’라는 생각을 했을 겁니다. 그리고 조용히 회의실에 앉아 있다가 끝나면 무사히 마쳤다는 생각에 안도했을지도 모르죠. 그러나 이런 자세로 회의에 임하면 소모적인 회의만 거듭 반복될 뿐입니다. 누군가가 말하길 기다리지 말고, 먼저 나서서 다소 엉뚱하더라도 재미있는 아이디어가 떠오른다면 일단 ‘질러’버리세요. 아이디어가 채택되지 않아도 회의 분위기는 훨씬 좋아질 테니 말이죠. 



. 무조건 메모한다

 

 

  

그날 회의한 것을 정리하는 건 대부분 팀 막내의 몫입니다. 그런데 꼭 막내가 아니어도 회의에서 결과를 도출해야 한다는 명확한 목적이 있다면 회의실에서 나왔던 모든 내용을 메모하는 게 좋습니다. 이는 다음 회의에서도 좋은 자료가 될 수 있기 때문이죠. 지금 회의에서는 무시하고 넘어갔던 것이 다음 회의 때는 유용한 팁으로 활용할 수 있다는 걸 잊지 마세요. 



. 한 번에 한 가지를 지킨다

 

회의 한 번에 모든 것을 결정 내리려는 태도는 지양해야 합니다. 회의의 횟수가 늘어날 수 있겠지만 효율적이고 생산적인 회의를 하려면 한 번에 한 가지 목표를 달성한다는 자세가 필요한 법이죠. 아이디어가 필요할 때는 아이디어 회의만 하고, 결과를 검토할 때는 검토만 하는 것입니다. 그래야 회의에 대한 스트레스가 줄고, 회의의 목적에 맞게 자료를 준비할 수도 있습니다. 



. 때로는 '말'보다 '글'로

 

 

 

사실 아무리 사람들 눈치를 안 본다고 해도, 남들 앞에서 자유롭게 자신의 의견을 말하는 사람은 소수에 불과합니다. 이 방법은 회의를 진행하는 사람이 취하면 좋을 방법인데요. 회의 방식을 구두로 말하는 것을 멈추고 각자 적어서 내는 것으로 바꾸는 것입니다. 회의에 참여한 사람들에게 “의견 없나요?”라고 압박할 것이 아니라, 의견을 낼 수 있는 구조를 만드는 것이 좋습니다. 

 

 

생각보다 많은 사람들은 회의를 하는 것 자체에 회의적입니다. 일할 시간을 아껴서 하는 회의인 만큼, 자칫 잘못하면 일의 생산성만 낮출 뿐이니까요. 반대로 회의를 잘하면 조직의 경쟁력을 높일 수 있습니다. 유명 경영학자 피터 드러커(Peter Ferdinand Drucker)는 “유능한 경영자가 갖춰야 할 중요한 덕목 중 하나는 회의를 생산적으로 하는 것이다. 경영자는 회의 목적을 명확히 알아야 하며 회의가 쓸모 없는 시간 낭비가 되지 않도록 해야 한다”라고 말한 바 있습니다. 비록 CEO는 아니지만 당신 역시 회의를 진행해야 하는 입장이 될 수 있습니다. 무작정 회의에 대한 거부감을 느끼기보단 회의로 얻을 수 있는 것이 무엇인지 생각해보세요. 모두가 하는 그것에는 반드시 이유가 있을 테니까요.



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  • 박천홍 2018.03.06 03:57 신고 ADDR 수정/삭제 답글

    잘 보고갑니다.



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